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  • 货代知识:货代如何提高物流服务能力(下)

    时间:2014-06-06 00:04作者:admin 点击:
            上篇提到提高物流服务能力的前两个要点,立创物流接着讲述后三个要求:
     
            3、货代企业实施PM的理论指导
            货代企业实施PM需要相关的理论作指导,主要包括系统思想、三维模型及工具。
     
            (1)PM系统思想的应用
            PM认为项目是由要素组成的系统,管理必须从系统的整体出发,研究系统内部各要素、各系统之间的关系以及系统内部与外界环境之间的关系。
            货代企业根据客户需求内容,结合企业自身的实际状况,成立服务项目。服务项目是一个完整的系统,在服务内容上包括运输、配送等服务。
            依据系统论“整体—分解—综合”的原理,将整个服务项目分解为许多责任单元,结合相关部门与人员的职责,落实到部门与人员,由责任者分别按要求完成任务。在完成任务的过程中,各个责任者应着眼于整个项目的目标,不能仅仅局限于自身的任务,发挥团队精神,相互配合、相互协调,共同完成整个服务项目。
     
             (2)PM三维模型的应用
            PM的三维模型主要包括项目生命周期理论、项目过程管理及PM职能领域。
     
            ①项目生命同期理论的应用
            根据项目生命周期理论,货代企业面向客户设立的物流服务项目具有明确的起点和终点,主要从货代企业接受客户的委托开始,到完成客户的委托任务。在从起点互终点的过程中,划分为不同的阶段,各个阶段的工作重点不同。因此,在项目实施的过程中,项目人员应密切关注客户的需求状况,并在各个实施阶段采取相应的管理策略配合工作的开展。
     
            ②项目过程管理的应用
            项目的实施过程主要分为计划过程、执行过程和结束过程。其中,在计划过程中,主要工作是制定详细的项目实施方案,包括时间安排、项目组织的组建(人员配置、岗位职责和工作程序的制定等)、项目风险的预测及监控机制的建立等。在执行的过程中,主要工作是按照制定的项目实施方案,结合客户的需求变化,严格执行。同时进行项目进度控制、项目质量管理、项目风险管理等。在结束过程中,主要是总结项目的实施状况,并向客户收集实施信息等,以便总结经验,为以后的物流服务项目的开展打下更好的基础。
     
            ③PM职能领域的应用
            结合货代企业开展现代物流服务的实际情况,物流服务PM主要涉及到九个职能领域,即范围管理、时间管理、费用管理、质量管理、人力资源管理、风险管理、沟通管理、采购管理、综合管理。因此,货代企业在实施物流服务项目之前,需要对九个职能领域进行详细、周密的策划,做到“全面考虑、留有余地”。
     
            (3)PM工具的应用
            PM工具主要包括WBS、责任矩阵和OBS。
     
            ①WBS(工作分解结构)
            WBS(Work Breakdown Structure)是PM中的一种基本方法。它主要应用于项目范围管理,是一个在项目全范围内分解和定义各层次工作包的方法。它按照项目发展的规律,依据一定的原则和规定,进行系统化的、相互关联和协调的层次分解。
            结构层次越往下则项目组成部分的定义越详细。WBS最后一份构成层次清晰,可以具体作为组织项目实施的工作依据。通过运用WBS,对项目中具体的内容进行细化、分解、落实到相关部门与人员。
     
            ②责任矩阵
            责任矩阵是以表格形成表示完成工作分解结构中工作细目的个人责任方法,在PM中是一个十分重要的工具,因为它强调每一项工作细目由谁负责,并表明每个人的角色在整个项目中的地位。
            通过建立责任矩阵,明确项目人员各自的责任,并根据责任对其进行考核。航运企业在实施项目的过程中,结合项目的工作内容,制定项目人员的岗位职责和考核要点,加强对其工作的监督、考核,使项目得到顺利地开展。
     
            ③OBS(组织分解结构)
            OBS(Organization Breakdowm Structure)是项目管理中由WBS演化而来的一种方法,它是一个在组织范围内分解各层次人员的方法。从OBS图中,可以比较清晰的看到项目团队人员的构成以及明确个人在团队中的位置。
            结合责任矩阵,每一名团队成员可以明确自己在实施项目中的任务,并了解其分人员在实施项目中的任务与职责。当遇到问题时,根据责任矩阵和OBS,可以很快知道应与哪个部门与人员进行沟通和协调。
            货代企业在实施项目的过程中,根据客户的需求内容,从相关的部门抽调人员,并明确每个人在团队中的职务。
     
            4、货代企业实施PM的程序
            在理论指导下,结合货代企业开展现代物流服务的实际情况,实施PM,主要程序如下:
     
           (1)项目策划
            项目规划是实施PM的首要步骤。项目规划的内容主要包括时间计划、人员结成、工作安排、经费预算、风险防范等内容。货代企业根据物流项目的实际情况,坚持创新的原则,充分考虑各种因素(特别是客户满意度、经济效益、社会效益、服务效益等),制定详细的项目策划书。
     
            (2)项目实施
            在项目策划书的指导下,组建项目团队,组织物流项目的实施。在实施的过程中,加强质量管理、费用管理、人力资源管理、风险管理、时间管理,有效控制项目进度,提高效率,并根据实际情况,适时调整项目计划。
     
            (3)项目反馈
            当物流项目实施结束后,既要注重客户意见的反馈与收集,也要注重项目团队成员意见的收集,对项目规划与实施进行总结,找出存在的不足,以便进行改进。
     
            5、货代业转型为物流解决几个问题
     
            (1)必须配置和充实物流管理专才
            物流是专业化、信息化、智能化高度集中的行业,要求物流从业人员具备丰富的专业知识管理经验和营销能力,具备应用网络技术和信息处理技术的技能,具备外语应用能力等等。如物流方案设计、发展海外业务、市场营销、产品包装设计、库存管理、装卸分拨、配送管理和信息处理等环节,无不涉及专业化、信息化、智能化、知识化。所以人是根本,缺乏人才,发展物流就无从谈起。
     
            (2)应重视“效益背反”理论研究和系统架构
            “效益背反”是物流领域中经常、普遍存在的现象,是物流过程中内部矛盾的反映和体现。效益背反指的是物流的若干功能要素的优化和产生的同时,必然会存在另一个或另一个功能要素的利益损失。这是一种此涨彼消、此盈彼亏的现象,它在物流领域中表现得尤为严重,在经济学上称:规模效益递减规律。所以在优化物流系统时,不能将各功能要素割裂开来,考虑各自功能最优,而应将各功能要素有机地联系在一起,从整体上认识物流,追求总体效果,使系统架构合理、科学的有机统一。
     
            (3)必须建立完善的电脑网络系统
            这个电脑网络系统,除了用于企业内部信息处理外,还要能与国外代理商、分支机构、原材料供应商、产品制造商、分销商和消费者以及其他物流合作伙伴等各个环节联网,并考虑通关中相关政府部门的资源,以实现信息共享和实时数据交换传递,形成网络平台运作。
     
            (4)合理选择和布局物流网点
            缩短通道,提高通道可见性;简化需求链,减少环节,用经济学“控制论”的方法提高需求链这一战略管理,以达到费用省、服务好、信誉佳、效益高、创汇优的物流总体目标。
     
            (5)重新整合现有物流技术硬件,使现有资源适应物流运作的需要
            如码头、仓库、船队、运输车队等各种设施和设备应通过改造、重组、更新或升级换代,使整合资源适应物流运作需要。如在车船上安装卫星定位仪(GPS),实施实时追踪监控,为实现准确高效的物流配送提供保障。同时,利用现有仓库、码头、车队和船队与其他物流公司合作,作为他们的物流基地,甚至以合约形式承包他们物流体系的某个或某几个环节的操作,如内河支线运输、陆路集散运输、货物流装卸和采购、运输、储存、包装、分拨、配送等,逐步把国际货代业拓展、延伸至物流企业,使企业与时俱进,不断有发展和扬升的空间。

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